Die vorliegende Anlage wurde in Ergänzung zur internen ‚Richtlinie zum Hinweisgebersystem‘ und der Betriebsvereinbarung ‚Hinweisgeberschutz‘ erstellt.
Sie dient der praktischen Erläuterung der Abläufe des Meldeprozesses über das digitale Hinweisgeberportal und klärt die Betroffenen über ihre Rechte auf. In diesem Dokument wird, ausschließlich zur einfacheren Lesbarkeit und ohne jede Diskriminierungsabsicht, nur die männliche Form verwendet. Darin sind alle Geschlechter (m/w/d) einbezogen und angesprochen.

Einführung

Im Umgang miteinander sind uns Integrität und Offenheit sehr wichtig. Die Aufklärung von Straftaten und die Unterstützung bei der Klärung von diesbezüglichen Bedenken oder Vorfällen sind uns daher ein wichtiges Anliegen. Gesetzeswidriges Handeln jeglicher Art wird unter keinen Umständen geduldet. Wir begrüßen es daher, über rechtswidriges Verhalten in unserem Unternehmen informiert zu werden, um solche Verhaltensweisen entsprechend aufzuklären und notwendige Maßnahme ergreifen zu können. Begründete Hinweise nehmen wir gerne entgegen- egal sie von Beschäftigten, ehemaligen Kollegen, Kunden, Lieferanten oder Dritten kommen.

Zweck eines Hinweisgebersystems

Ziel ist es, mittels dem Hinweisgebersystem die Aufdeckung und Aufklärung von strafbewährten betrieblichen Missständen, unternehmensschädigendem Verhalten, Wirtschaftskriminalität u.ä. sowie den Schutz unserer Beschäftigten, Geschäftspartner, Kunden, zu unterstützen. Gleichzeitig werden der Hinweisgeber und die betroffene Person durch dieses System gegen Repressalien etc. geschützt. Hintergrund ist die am 16. Dezember 2019 zum Schutz von Hinweisgebern (EU-Whistleblower-Richtlinie) in Kraft getretene EU-Richtlinie und das darauf basierende Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das am 02.07.2023 in Kraft getreten ist.

Meldung von Hinweisen

Personen von innerhalb und außerhalb des Unternehmens können grundsätzlich Bedenken und Hinweise melden, soweit sie im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über relevante Verstöße erlangt haben. Eine Meldung an das Hinweisgebersystem sollte insbesondere dann erfolgen, wenn eine interne Kommunikation an den Vorgesetzten unzumutbar erscheint oder der Hinweisgeber davon ausgeht, dass seine Meldung intern nicht ordnungsgemäß behandelt wird.

Beispiele für meldefähige Verstöße

Dazu zählen beispielsweise Themen bzw. Verstöße im Bereich:

• Wettbewerbsrecht und Kartellrecht
• Korruption: Bestechlichkeit und Bestechung
• Vermögensdelikte: Betrug, Unterschlagung, Diebstahl
• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
• Diskriminierung, Mobbing und sexuelle Belästigung
• Umweltschutz, Produkt- und Lebensmittelsicherheit
• IT-Sicherheit, Telekommunikation und Datenschutz,
• Etc.

Schutz des Hinweisgebers

Hinweisgeber, die eine Meldung in gutem Glauben abgeben oder an der Aufklärung eines entsprechenden Verdachts mitwirken, müssen aufgrund der Meldung bzw. der Mitwirkung an der Meldung nicht mit negativen Konsequenzen bzw. Repressalien rechnen (z.B. Suspendierung, Kündigung, Herabstufung, Aufgabenverlagerung, schlechte Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen oder Diskriminierung). Ebenso wenig ist die Androhung oder der Versuch von Repressalien zulässig. Dies gilt auch für Mittler, Dritte, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen und im beruflichen Kontext Repressalien erleiden könnten bzw. Unternehmen, die im Eigentum des Hinweisgebers stehen, für die er arbeitet oder mit denen er in einem beruflichen Kontext in Verbindung steht.

Wir gehen davon aus, dass grundsätzlich alle Meldungen nach Treu und Glauben erfolgen. Wissentlich falsche und in böser Absicht erfolgte Meldungen werden als ernsthafte Vergehen angesehen, welche mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen bis hin zu Schadensersatzforderungen geahndet werden können.

Abgabe einer Meldung

Wir begrüßen es, wenn Bedenken oder Hinweise offen geäußert werden. Erster Ansprechpartner für Hinweise jeglicher Art sollte nach Möglichkeit immer der Vorgesetzte oder die unmittelbar sachlich zuständige Person sein.

Gleichzeitig haben wir Verständnis, wenn Sie Ihre Identität schützen möchten. Als Hinweisgeber haben Sie daher auch die Möglichkeit, über das digitale Hinweisgeberportal rund um die Uhr Meldungen abzugeben. Die Verarbeitung Ihrer Informationen und die Kommunikation mit Ihnen erfolgt in vertraulicher und verschlüsselter Weise. Wir empfehlen Ihnen, grundsätzlich kein dienstliches Endgerät zu nutzen Die Verlinkung auf das Hinweisgeberportal finden Sie auf unserer Internetseite unter: www.tuermerleim.de

Über den nachfolgenden Link gelangen Sie zum digitalen Hinweisgeberportal:
https://tuermerleim.whizzla.com

Wenn Sie den Link nutzen, verlassen Sie die Türmerleim Webseite und gelangen unmittelbar auf die Startseite des Hinweisgeberportals, wo Sie im Anschluss direkt mit Ihrer Meldung beginnen können. Das System leitet Sie automatisch durch alle erforderlichen Fragen. Zudem können Sie auch Dokumente hochladen, sofern diese mit dem Vorfall zusammenhängen.

Im Rahmen des Meldevorgangs müssen Sie selbst ein Passwort festlegen, das nur Sie kennen. Zudem erhalten Sie am Ende des Meldeverfahrens eine Vorgangsnummer, die ebenfalls nur Ihnen bekannt ist. Beide Datensätze sollten Sie vertraulich behandeln.

Am Ende des Meldevorgangs können Sie Ihre Angaben nochmals prüfen und anschließend an die interne Meldestelle versenden. Den Absende-Vorgang müssen Sie noch einmal bestätigen, so dass ein zufälliges Absenden ausgeschlossen ist.

Mit Ihren höchstpersönlichen Login-Daten (Passwort und Vorgangsnummer) können Sie sich jederzeit wieder im System einloggen und in Kommunikation mit der Meldestelle treten.

Die Login-Daten sind ausschließlich für Sie bestimmt; weder Türmerleim noch die interne Meldestelle haben Zugriff auf diese oder Ihr digitales Postfach, über das Sie vertraulich kommunizieren.

Weiterer Ablauf und Verfahren

Innerhalb von sieben Tagen nach dem Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Möglicherweise nimmt die interne Meldestelle die Kommunikation mit Ihnen auf, um insbesondere den Sachverhalt näher zu erörtern. Die interne Meldestelle prüft zum einen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, und zum anderen prüft sie die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung.

Die interne Meldestelle ergreift innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung angemessene Folgemaßnahmen. Diese hängen von der Art des Anliegens und dem Ergebnis der weiteren Untersuchungen ab. Die Geschäftsführung der Türmerleim GmbH wird über das Ergebnis und die ergriffenen Maßnahmen informiert. Ihre Identität wird nur dann von der internen Meldestelle offengelegt, wenn Sie diese selbst preisgeben oder einwilligen.

Zusätzliche Informationen

• Unsere interne Meldestelle wird von einem Dienstleister, dem CAD-Institut für Compliance, Arbeitsrecht und Datenschutz, in Ludwigshafen unter Verwendung einer digitalen Hinweisgeber-Plattform betrieben, die absolute Vertraulichkeit und ggfs. Anonymität gewährleistet.
• Im Rahmen des Verfahrens werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Der Umgang mit diesen Daten erfolgt unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze und der internen Vorgaben zum Datenschutz.
• Bewahren Sie Ihre Vorgangsnummer sowie Ihr Passwort sicher auf. Die weitere Kommunikation über das Portal ist entscheidend für die Untersuchung, Aufklärung und notwendige Abhilfemaßnahmen, sowie die Klärung von Rückfragen. Zudem können Sie den Status der Bearbeitung mitverfolgen.
• Bei anonymen Meldungen sollten die Angaben zwar präzise, jedoch auch entsprechend abstrakt angegeben werden, so dass Rückschlüsse auf Ihre Person nicht möglich sind.

Version 1.0 Stand 12/2023